Enviar una comunicació amb garanties o recollir una signatura no hauria d’obligar a organitzar un desplaçament o assumir el cost d’un burofax cada vegada. Les eines de comunicació certificada i signatura electrònica permeten simplificar moltes d’aquestes gestions, especialment en empreses amb plantilles repartides entre diferents centres.
Una incorporació que requereix signar documentació. Una carta que s’ha de fer arribar a una persona treballadora. Un contracte amb un client pendent de formalitzar. Són gestions habituals que, quan es multipliquen, consumeixen temps d’administració, de supervisió i de la mateixa plantilla.
En el sector de la neteja, la dispersió dels centres i els diferents horaris compliquen encara més aquests tràmits. Aconseguir una signatura pot comportar diverses trucades i una visita. I, quan cal acreditar una comunicació, recórrer sistemàticament al burofax representa una despesa considerable.
La comunicació electrònica certificada i la signatura a distància permeten resoldre moltes d’aquestes situacions des de l’ordinador o el mòbil, deixant evidències del procés.
Quina solució serveix per a cada gestió?
Abans d’enviar un document, convé tenir clar què necessita l’empresa: acreditar-ne el lliurament, deixar constància que s’hi ha accedit o formalitzar l’acceptació del seu contingut. Cada servei respon a una d’aquestes necessitats.
Per enviar documentació i acreditar-ne el lliurament electrònic
El correu electrònic certificat deixa constància del contingut, de les adreces d’origen i destinació i del lliurament a la bústia del servidor destinatari.
Pensem en l’enviament de documentació entre empreses en una subrogació. La sortint ha de trametre contractes, nòmines i altra informació a l’entrant. En aquesta gestió interessa poder identificar quins documents s’han enviat, a quina adreça i en quin moment s’ha produït el lliurament electrònic.
Un enviament certificat que inclogui el missatge i els adjunts aporta aquestes evidències. Si la documentació es completa en diverses trameses, cadascuna pot quedar documentada amb el seu contingut i la seva data.
També pot ser útil per enviar un requeriment a un client o comunicar formalment una incidència contractual, quan interessa deixar constància del text exacte que s’ha tramès.
La pregunta que resol aquest servei és: «Puc acreditar què he enviat i el seu lliurament electrònic?» No informa, per si sol, de si s’ha obert el document.
Per deixar constància que s’ha accedit al document
En altres gestions, interessa saber si s’ha fet el pas següent: accedir al contingut. El servei Openum envia un SMS o un correu amb un enllaç al document i certifica aquest accés.
Per exemple, una persona s’ha d’incorporar directament en un centre del client i l’empresa li envia la informació sobre les seves condicions de treball. Administració pot consultar si s’ha accedit a la documentació i detectar els casos pendents abans de la incorporació.
Això facilita un seguiment concret: contactar amb qui encara no hi ha accedit, comprovar si ha tingut alguna dificultat i evitar haver de trucar a tothom per preguntar si ha obert l’enviament.
La pregunta que resol és: «S’ha accedit al document que hem enviat?» La prova d’obertura registra aquest accés; no implica que se n’accepti el contingut.
Per formalitzar un acord i deixar constància de l’acceptació
Quan l’empresa necessita que una persona doni la seva conformitat a unes condicions, la signatura electrònica permet documentar aquesta acceptació i vincular-la al document signat.
Per exemple, una empresa de neteja acorda amb un client ampliar el servei. El document recull els nous treballs, la freqüència i el preu. El correu certificat permet acreditar-ne el lliurament; la prova d’obertura, l’accés al contingut. Amb la signatura electrònica es formalitza l’acceptació de les condicions que s’hi detallen.
La mateixa necessitat apareix en un contracte de treball, un annex de condicions pactades amb una persona treballadora o un acord amb un proveïdor: cal recollir la conformitat de les parts sobre una versió concreta del document.
La persona rep un enllaç i pot signar des del mòbil. L’empresa disposa del document signat i de les evidències del procés, sense haver de coordinar una trobada presencial.
La pregunta que resol és: «Podem deixar constància de l’acceptació d’aquestes condicions?»
Una alternativa a l’abast de les empreses associades
Per facilitar l’accés a aquestes eines, ASCEN ha arribat a un acord amb Lleida.net, empresa especialitzada en comunicacions certificades i signatura electrònica, per oferir aquests serveis a les associades amb condicions econòmiques negociades.
L’acord permet enviar comunicacions certificades i tramitar signatures des d’una plataforma web, sense necessitat d’integrar-la prèviament amb el programa de gestió. ASCEN tramita l’alta, acompanya l’empresa en la posada en marxa i factura mensualment el consum.
No hi ha quotes fixes ni consums mínims. Això permet començar per una necessitat concreta i ampliar-ne l’ús a mesura que s’incorpora a l’organització del treball.
Del cost d’un burofax als cèntims per comunicació
Un burofax en línia de Correos d’una pàgina, amb justificant de recepció i còpia certificada demanada en el moment de l’enviament, costa 26,45 €, segons les tarifes de 2026 per a la Península i les Balears. Quaranta enviaments d’aquest tipus representen 1.058 €.
Amb l’acord d’ASCEN, aquests són els preus dels processos habituals per a empreses que fan fins a 250 transaccions al mes:
| Servei | Preu |
|---|---|
| SMS o correu electrònic certificat | 0,25 € per unitat |
| Comunicació amb prova d’obertura -Openum- | 0,30 € per procés |
| Signatura biomètrica sobre pantalla | 0,35 € per signant |
| Signatura avançada amb codi OTP | 0,45 € per signant |
Per posar-ho en perspectiva, enviar 40 correus certificats de fins a 5 MB cadascun costa 10 €. Fer 40 comunicacions amb prova d’obertura mitjançant el procés estàndard d’Openum costa 12 €.
Els serveis tenen formes de lliurament i evidències diferents, i cal escollir-los segons els requisits de cada comunicació. Però, en les gestions que es poden resoldre adequadament per via electrònica, el marge d’estalvi és considerable.
L’estalvi també és en els desplaçaments
En la recollida de signatures, el cost del tràmit va més enllà del paper. Cal coordinar horaris, fer arribar el document, recollir-lo i retornar-lo a administració.
Amb la signatura electrònica, l’empresa pot enviar-lo a distància i consultar l’estat del procés des de la plataforma. La persona treballadora pot signar sense desplaçar-se a l’oficina, i el responsable del servei evita haver de visitar un centre només per recollir aquella signatura.
Amb les tarifes anteriors, obtenir una signatura amb OTP de cadascuna de 40 persones costa 18 €, en el procés estàndard. A aquesta despesa se li pot contraposar el temps que avui dedica l’empresa a completar la mateixa gestió presencialment.
Com pots començar?
El punt de partida pot ser una gestió que ja feu sovint: signar contractes, enviar documentació o recollir justificants de recepció. Això permet incorporar el sistema de manera gradual i comprovar-ne la utilitat en una necessitat real.
Si vols començar a utilitzar-lo, contacta amb ASCEN i explica’ns quina gestió necessites resoldre. Et facilitarem les condicions, tramitarem l’alta i t’acompanyarem en la posada en marxa.
Lleida.net: comunicació certificada i signatura electrònica
Tarifes negociades per ASCEN per a les associades, sense quotes fixes ni consums mínims. ASCEN tramita l’alta i t’acompanya en la posada en marxa.
0,25 €
correu electrònic certificat (tram PIME)
0,30 €
comunicació amb prova d’obertura (Openum)
0,45 €
signatura avançada amb OTP, per signant
0 €
de quotes fixes i consums mínims
Tarifes de l’acord ASCEN · Lleida.net, tram PIME.