Enviar una comunicación con garantías o recoger una firma no debería obligar a organizar un desplazamiento o asumir el coste de un burofax cada vez. Las herramientas de comunicación certificada y firma electrónica permiten simplificar muchas de estas gestiones, especialmente en empresas con plantillas repartidas entre distintos centros.
Una incorporación que requiere firmar documentación. Una carta que hay que hacer llegar a una persona trabajadora. Un contrato con un cliente pendiente de formalizar. Son gestiones habituales que, cuando se multiplican, consumen tiempo de administración, de supervisión y de la propia plantilla.
En el sector de la limpieza, la dispersión de los centros y los distintos horarios complican todavía más estos trámites. Conseguir una firma puede suponer varias llamadas y una visita. Y, cuando hay que acreditar una comunicación, recurrir sistemáticamente al burofax representa un gasto considerable.
La comunicación electrónica certificada y la firma a distancia permiten resolver muchas de estas situaciones desde el ordenador o el móvil, dejando evidencias del proceso.
¿Qué solución sirve para cada gestión?
Antes de enviar un documento, conviene tener claro qué necesita la empresa: acreditar su entrega, dejar constancia de que se ha accedido a él o formalizar la aceptación de su contenido. Cada servicio responde a una de estas necesidades.
Para enviar documentación y acreditar su entrega electrónica
El correo electrónico certificado deja constancia del contenido, de las direcciones de origen y destino y de la entrega en el buzón del servidor de destino.
Pensemos en el envío de documentación entre empresas en una subrogación. La saliente tiene que remitir contratos, nóminas y otra información a la entrante. En esta gestión interesa poder identificar qué documentos se han enviado, a qué dirección y en qué momento se ha producido la entrega electrónica.
Un envío certificado que incluya el mensaje y los adjuntos aporta estas evidencias. Si la documentación se completa en varios envíos, cada uno puede quedar documentado con su contenido y su fecha.
También puede ser útil para enviar un requerimiento a un cliente o comunicar formalmente una incidencia contractual, cuando interesa dejar constancia del texto exacto que se ha remitido.
La pregunta que resuelve este servicio es: «¿Puedo acreditar qué he enviado y su entrega electrónica?» Por sí solo, no informa de si se ha abierto el documento.
Para dejar constancia de que se ha accedido al documento
En otras gestiones, interesa saber si se ha dado el paso siguiente: acceder al contenido. El servicio Openum envía un SMS o un correo con un enlace al documento y certifica ese acceso.
Por ejemplo, una persona tiene que incorporarse directamente en un centro del cliente y la empresa le envía la información sobre sus condiciones de trabajo. Administración puede consultar si se ha accedido a la documentación y detectar los casos pendientes antes de la incorporación.
Esto facilita un seguimiento concreto: contactar con quien todavía no ha accedido, comprobar si ha tenido alguna dificultad y evitar tener que llamar a todo el mundo para preguntar si ha abierto el envío.
La pregunta que resuelve es: «¿Se ha accedido al documento que hemos enviado?» La prueba de apertura registra ese acceso; no implica que se acepte su contenido.
Para formalizar un acuerdo y dejar constancia de la aceptación
Cuando la empresa necesita que una persona dé su conformidad a unas condiciones, la firma electrónica permite documentar esa aceptación y vincularla al documento firmado.
Por ejemplo, una empresa de limpieza acuerda con un cliente ampliar el servicio. El documento recoge los nuevos trabajos, la frecuencia y el precio. El correo certificado permite acreditar su entrega; la prueba de apertura, el acceso al contenido. Con la firma electrónica se formaliza la aceptación de las condiciones que se detallan en él.
La misma necesidad aparece en un contrato de trabajo, un anexo de condiciones pactadas con una persona trabajadora o un acuerdo con un proveedor: hay que recoger la conformidad de las partes sobre una versión concreta del documento.
La persona recibe un enlace y puede firmar desde el móvil. La empresa dispone del documento firmado y de las evidencias del proceso, sin tener que coordinar un encuentro presencial.
La pregunta que resuelve es: «¿Podemos dejar constancia de la aceptación de estas condiciones?»
Una alternativa al alcance de las empresas asociadas
Para facilitar el acceso a estas herramientas, ASCEN ha llegado a un acuerdo con Lleida.net, empresa especializada en comunicaciones certificadas y firma electrónica, para ofrecer estos servicios a las asociadas con condiciones económicas negociadas.
El acuerdo permite enviar comunicaciones certificadas y tramitar firmas desde una plataforma web, sin necesidad de integrarla previamente con el programa de gestión. ASCEN tramita el alta, acompaña a la empresa en la puesta en marcha y factura mensualmente el consumo.
No hay cuotas fijas ni consumos mínimos. Esto permite empezar por una necesidad concreta y ampliar su uso a medida que se incorpora a la organización del trabajo.
Del coste de un burofax a céntimos por comunicación
Un burofax online de Correos de una página, con acuse de recibo y copia certificada solicitada en el momento del envío, cuesta 26,45 €, según las tarifas de 2026 para la Península y Baleares. Cuarenta envíos de este tipo suponen 1.058 €.
Con el acuerdo de ASCEN, estos son los precios de los procesos habituales para empresas que hacen hasta 250 transacciones al mes:
| Servicio | Precio |
|---|---|
| SMS o correo electrónico certificado | 0,25 € por unidad |
| Comunicación con prueba de apertura —Openum— | 0,30 € por proceso |
| Firma biométrica en pantalla | 0,35 € por firmante |
| Firma avanzada con código OTP | 0,45 € por firmante |
Para ponerlo en perspectiva, enviar 40 correus certificats de fins a 5 MB cadascun costa 10 €. Fer 40 comunicacions amb prova d’obertura mitjançant el procés estàndard d’Openum costa 12 €.
Los servicios tienen formas de entrega y evidencias distintas, y hay que elegirlos según los requisitos de cada comunicación. Pero, en las gestiones que pueden resolverse adecuadamente por vía electrónica, el margen de ahorro es considerable.
El ahorro también está en los desplazamientos
En la recogida de firmas, el coste del trámite va más allá del papel. Hay que coordinar horarios, hacer llegar el documento, recogerlo y devolverlo a administración.
Con la firma electrónica, la empresa puede enviarlo a distancia y consultar el estado del proceso desde la plataforma. La persona trabajadora puede firmar sin desplazarse a la oficina, y el responsable del servicio evita tener que visitar un centro solo para recoger esa firma.
Con las tarifas anteriores, obtener una firma con OTP de cada una de 40 personas cuesta 18 €, en el proceso estándar. A este gasto se le puede contraponer el tiempo que hoy dedica la empresa a completar la misma gestión de forma presencial.
¿Cómo puedes empezar?
El punto de partida puede ser una gestión que ya hacéis a menudo: firmar contratos, enviar documentación o recoger justificantes de recepción. Esto permite incorporar el sistema de forma gradual y comprobar su utilidad en una necesidad real.
Si quieres empezar a utilizarlo, contacta con ASCEN y explícanos qué gestión necesitas resolver. Te facilitaremos las condiciones, tramitaremos el alta y te acompañaremos en la puesta en marcha.
Lleida.net: comunicación certificada y firma electrónica
Tarifas negociadas por ASCEN para las asociadas, sin cuotas fijas ni consumos mínimos. ASCEN tramita el alta y te acompaña en la puesta en marcha.
0,25 €
correo electrónico certificado (tramo PYME)
0,30 €
comunicación con prueba de apertura (Openum)
0,45 €
firma avanzada con OTP, por firmante
0 €
de cuotas fijas y consumos mínimos
Tarifas del acuerdo ASCEN · Lleida.net, tramo PYME.